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2005/08/22

Improve office environment for growing productivity up

Previous time, I wrote some problems about some of Japanease companies. Those are below.

  • Recalcitrant chief who denounce his subordinates with INCORRECT grounds.
  • STRANGE security policy which is clearly incompatible with theory of security.
  • INEFFICIENT system, but if you plead improving system then you are denounced.
  • POOR surroundings in which you cannot concentrate.

Do you know most of working office are poor? You might say "No, it is nomal. In noisy." Wait. Is it really nomal that surroundings are noisy? In which telephone bell ring ding-dong, frequently you are summoned by chief, someone talk loudly so that nobody concecntrate on their work. If it was, screamingly funny. I think nomal office is that most of all concentrate on their work. In other word, there are quiet, and wide room enought to do work.

Recently almost office is Open Office. Open office include a number of units in a large room which is not separated. Because a number of units mixed, ther are so noisy. Anytime somewhere telephone call ring ding-dong, in other area someone ( maybe you ) summoned their chief, the room echoed with laughter, or someone run helter-skelter behind your back. Moreover, as viewing from height, manager can observe followers detail, followers cannot debate. Even worse, some offices are filled with smoke of tabacco! So they, working at open office, always complained because their work was being interrupted.

Although there are so many complaints, why did open office spread? The answer is that management becomes easy. It is easy that manager can keep careful watch on their followers. When followers stop to typing ( but thinking about their own problems ) and manager looks up it immediately, manager call them to account. Manager say "Don't think about how to do well, or what would pick up. If you have such time, you only have to get into work!" So manager believe strongly that management is urgeing people to do work. Therefore manager denounce their followers with incorrect grounds. As a result, people lose motivation for working.

There are other problem. It is telephone. At our office, anytime somewhere telephone is ringing. It is no day when telephone didn't ring during 30 minuts. All telephones ring for calling out only one person. And then all people stoped working. Imagin that you were geting into your tasks then telephon rang frequently. Who feel like answering the phone? Who feel like happy? You know without saying that no-one is there. But manager say "Immediately pick up the phone! When telephone is ringing, you must answer it before tree time ringing!" Although the telephonecall is not for me, not for our unit, I must answer it. How foolish it is! You know that always your work was being interrupted. As a result, people lose more motivation for working.

Recently needs of telephone are not so strong. If the advantage is compared with the disadvantage, the disadvantage might be larger. You know when you make a phone call, you cannot define the party and one's status. But now, instant messengers ( IM ) are there. Before sending message using IM, you can define party and check status. Only one parson is interrupted, but another are not interrupted. Not wrote here, but some advantages are there. Why don't use such as usefull tools? Tradition? Habit? Corrupt of them should be improved, aren't you?

Such as poor environment, it is natural that followers can't get into work.
It would not surprise them if people say below. Instead manager should prise them.
"I cannot do my own task at office. May I work at home?"
"I cannot do anything during daytime, but can do around midnight."

At last, I think office should not be prison, office should be where people would like to work at their own initiative. Also manager should not be prisonofficer, not lie sprawled out in a chair. Manager should provide a place where people are able to concentrate, and remove what interrupt people's work. Constructing such offices is the task of manager. And this is management. When office become "bright", productivity will grow.
If do not so then productivity will down, also hacker will leave your office.

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コメント

またまた「よめねぇよ!」と突っ込まれたので和訳を・・・( ´・ω・`)

以前に日本の企業にはこんな問題があると書いた↓
・イカレタ根拠を元にバッシングしてくるイカレタ上司
・明らかにセオリーからずれた奇妙なセキュリティポリシー
・非効率的な構造。この改善を訴えてもなぜかバッシングされる
・集中などとても無理な劣悪な労働環境

さて、あなたは働いているオフィスがかなり劣悪な環境だと知っているだろうか?
あなたはこういうかもしれないね。「いや、ごく普通のオフィスだよ。ウルサイケドネ」
ちょっと待った。うるさくて仕事に集中できないオフィスが本当に「普通」なのかい?電話がけたたましく鳴り響き、上司の呼び声 ( それもクダラナイ用件だ ) が響き渡り、雑談に興じているアホがいたりして、ぜんぜん仕事に集中できないオフィスって普通なの?
もしそうなら滑稽としか言いようがない。
わたしは普通のオフィスとは、仕事にちゃんと集中できる場所だと思う。言い換えれば、静かで、仕事に集中できる十分なスペースがあるということだ。

近年では多くのオフィスは開放型オフィスと呼ばれるものだ。ここには仕切りがほっとんどない広い部屋にいくつもの部署が詰め込まれている。全く関係ない部署も突っ込まれているので、とにかく集中を阻害する雑音がすごい(それだけじゃないけどね)。いつもどこかで電話がけたたましく鳴り響いていて他の場所では誰かが上司に呼び出されてお小言を貰っていて、別の場所では馬鹿話の大きな笑い声が上がっている。でもって仕事をしようとしているあなたの背後を誰かが (FAX だとかコピーだとかで ) 騒がしく走り回るのだ。
そこは管理職にとってとても見晴らしがいいので従業員は細部にいたるまで監視されていて
じっくり考えることなんてできやしない。もっと酷くなると廊下にはタバコの煙が充満していて部屋から出られなくなっているのだ。
こんなところで働いている人は大抵は同じ文句を言う。
「ひっきりなしに仕事が邪魔されるんだ」

現場からは不平が出ているにもかかわらず、なぜ開放型オフィスは広まったのだろう?
おそらくは ( お上が考えている ) 管理が簡単になるからだろう。管理者は簡単に従業員の細かなところまで監視できる。さて、この問題をどうやって解決しようかと手を止めた従業員がいると、管理者は即座にそれに目をつけてわめきたてるのだ。「どうやったら上手くいくだろうとかそんなことは考えるな! そんな暇があるなら手を動かせ!」
どうも管理者は、管理とは部下を追い立てることだと盲信しているらしい。そのため、間違った根拠を元にしては部下に説教を垂れることもある。こんな場所では当然ながら、部下は仕事に対するやる気をなくすのだ。
ほらね、こんなオフィスが普通だなんてやっぱりおかしいと思うだろう?

上司という名の監獄守の他にも問題はある。電話だ。
わたしのオフィスではひっきりなしに電話が鳴っている。30分間電話が鳴らなかったことなど一日もない。たった一人を呼び出すために全ての電話のベルが鳴るのだ。そのために全員が作業を中断することになる。想像してみてほしい。集中して仕事に取り掛かっていると何度も電話のベルが鳴るのだ。そんな電話に嬉々として対応するなんてことがあるはずがない。
しかし、上司は「さっさと電話に出ろ!電話がかかってきたら3回鳴る前に出るんだ!」とわめきたてる。たとえそれが自分宛、自分の部署宛ではないとしても、 対応しなければいけないらしい。なんと馬鹿げたことだろうか。こんなふうに大抵の場合、仕事を邪魔されると知っているから従業員はテキトーに仕事を片付けることしかしないんだ。

そもそも、現代では電話の必要性はそれほど高くないのだ。メリットよりもデメリットの方が大きいだろう。誰が取るか判らないし、相手の状況はお構いなしの電話に換わって、今は IM がある。IM ならば、相手の状況を確認してから目的の相手に直接コンタクトを取れる。メッセージを受け取る本人は仕事の邪魔をされるかもしれないが、他は邪魔されることもない。ここには書かないけど、利点は他にもある。
何で有用なツールを使おうとしないんだろうか?
伝統とか習慣があるんだって? 悪い伝統・習慣は改善するべきものでそれを必死に守ろうとするアホは脳みそが腐ってるとしか思えないね。

こんな劣悪な環境では、仕事に打ち込めないのは当然のことだ。あまりにも騒々しく、あまりにも頻繁に邪魔が入りすぎるのだ。
従業員が「オフィスじゃ仕事ができないから、家で仕事をしたいんだけど」とか「昼間はぜんぜん仕事ができないんだけど、夜になると仕事がはかどる」とか言っていても驚くことじゃないし、咎めることでもない。むしろその人の労働意欲を誉めるべきであり、オフィスを改善しなくていけないことに気付くべきなのだ。

わたしはオフィスは監獄ではないと思う。オフィスとは従業員が積極的に働きたいと思うような場所であるべきなのだ。そして、管理者とか上司は監獄守であるべきではないし椅子にふんぞり返るようなこともするべきではない。
管理者は従業員が集中して働ける場所を提供して、従業員の仕事を妨げる障害物を取り除くべきなのだ。管理は人を縛り付けるためではなく仕事を効率よく行うためにあるのだ。
そのような環境を創ることが管理者の仕事だろう。
オフィスが健全な環境になれば、生産性も上がるだろう。

投稿: Fomalhaut | 2005/08/28 01時46分

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